Besluit over reiskostenvergoedingen en bijtelling geactualiseerd

ekramer Dinsdag 07 September 2010

In een nieuw besluit heeft de Minister van Financiën regels afgekondigd voor reiskostenvergoedingen, onder andere in verband met invoering van de OV-chipkaart. Daarnaast wordt ook ingegaan op specifieke bijtellingssituaties, waaronder wachtdiensten.

Vaste reiskostenvergoedingen

In het besluit wordt bepaald dat ook nu de oude praktische regeling uit 2005 nog mag worden voortgezet op basis waarvan een vaste reiskostenvergoeding kan worden verstrekt aan werknemers die hoofdzakelijk naar een vaste werkplek reizen.
Als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kan een werkgever aan de hand van de volgende factoren een vaste vrije vergoeding van reiskosten bepalen:
a. aantal reguliere werkdagen per jaar, verminderd met het gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie, verlof en ziekte): 214;
b. de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag. Bij langere reisafstanden moet nacalculatie plaatsvinden.

De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: 214 x factor b x € 0,19. De toegestane vaste vrije vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 of 52.

Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk ten minste 36 weken (70% x 52 weken) zal bezoeken. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt, mag worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt. Een werknemer die bijvoorbeeld in oktober (week 41) met pensioen gaat, heeft in dat jaar een dienstverband van 40 weken. Als hij in die 40 weken vermoedelijk minimaal 28 weken naar dezelfde arbeidsplaats zal reizen, reist hij op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats.

Voorbeeld
Werknemer A reist 5 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 36 km (18 km enkele reis).
Op jaarbasis is dan een vaste vrije reiskostenvergoeding toegestaan van: 214 x 36 x € 0,19 = € 1.464, ofwel € 122 per maand of € 28 per week.

Als op minder dagen per week naar dezelfde plaats gereisd wordt, moet de vergoeding naar evenredigheid berekend worden.

OV-chipkaart

De werkgever kan in plaats van een vergoeding van 19 eurocent per kilometer, ook de werkelijke OV-kosten vergoeden. Daarvoor zouden dan de plaatsbewijzen bewaard moeten worden. Bij gebruik van de nieuwe OV-chipkaart kan dat echter niet meer. Daarom wordt toegestaan dat bij gebruik van de OV-chipkaart het bewijs dat er gebruik is gemaakt van het openbaar vervoer ook kan worden geleverd met de door het vervoerbedrijf gemaakte overzichten van transacties met de OV-chipkaart.

Wachtdienstregeling en bijtelling

Voor de bijtelling geldt een praktische regeling voor privéritten tijdens wachtdiensten. Alle ritten tijdens een wachtdienst kunnen als zakelijke ritten worden aangemerkt, als is voldaan aan de voorwaarden dat de werknemer geen keuze heeft over de aangeschafte auto, hij privé ook een goed voor privégebruik geschikte auto heeft, hij tijdens de wachtdienst binnen een redelijke afstand van zijn woonplaats moet blijven en hij de ritten tijdens de wachtdienst goed gespecificeerd bijhoudt.

Hardheidsclausulebeleid voor de bijtelling

De fiscale wetgeving kent een specifieke mogelijkheid tot beroep op de zogenaamde hardheidsclausule als letterlijke toepassing van de wet onbillijk zou uitpakken. Voor de bijtelling wordt in het besluit echter opgemerkt dat verzoeken om toepassing van deze hardheidsclausule steeds worden afgewezen. De reden daarvan is het forfaitaire karakter van de bijtellingsregeling. De bepaling is volgens de minister van Financiën daardoor “niet vrij van een zekere ruwheid”: “Gelet op de bewuste keuze van de wetgever wijs ik verzoeken om toepassing van de hardheidsclausule met betrekking tot de regeling voor privégebruik met een auto van de zaak steeds af. Dit geldt bijvoorbeeld voor situaties waarin het bedrag van het autokostenforfait hoog is in verhouding tot het aantal daadwerkelijk gereden privékilometers, situaties waarin een duurdere auto wordt gebruikt dan de belastingplichtige gelet op zijn maatschappelijke positie in privé zou hebben aangeschaft of wanneer de werkelijke kosten lager zijn dan het autokostenforfait.”
Wel wordt in het besluit de eerder al gepubliceerde beleidslijn herhaald dat de bijtelling per auto geldt, zodat bij gelijktijdige terbeschikkingstelling van meerdere auto’s, per auto gekozen kan worden voor het al dan niet bijhouden van een rittenadministratie.